Bạn có kiểm soát được thời gian và công việc của mình không? Nếu câu trả lời là có thì đó quả thật là một điều tuyệt vời, bởi mình thấy còn khá nhiều bạn (trước đây mình cũng thế) mỗi ngày đến công ty làm việc vẫn còn rất bị động trong công việc làm hàng ngày, thậm chí cả những công việc có tính chất lặp lại nhưng vẫn không có sự chuẩn bị trước để rồi luôn trong trạng thái việc ngập đầu. Mà thật sự việc có nhiều đến vậy không?
 
TỪ CÂU CHUYỆN CỦA CÁ NHÂN
Mình nhớ trước đây mình cũng hay để bị động trong công việc, thường đợi nước đến chân rồi mới nhảy, thích việc gì thì làm việc đó. Nhưng kết quả hình như chẳng phải nước đến chân mà toàn nước lên đến cổ thậm chí có lúc là ngập đầu nên có muốn nhảy cũng chẳng còn kịp cho công việc.
 
Và rồi cái suy nghĩ cứ luẩn quẩn trong đầu  “Làm sao để quản lý công việc hàng ngày của mình hiệu quả?” đó là câu hỏi mình thường hay nghĩ, và cũng hay tìm kiếm, sử dụng nhiều công cụ, phần mềm trên Google. Mỗi thứ mình dùng một thời gian rồi cũng hời hợt dần, đó có thể phần lớn do tính kỷ luật hay do mỗi thứ mình sử dụng nó thiếu thiếu cái gì đó, để rồi vẫn cũng loay hoay thời gian dài cho câu trả lời.
 
==>Mình đã từng đọc và nhớ câu nói của cố Thủ tướng Singapore Lý Quang Diệu, nó thế này: “Bạn không thể đạt được ước mơ hay mục tiêu mà không có tính kỷ luật”
MÌNH ĐANG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC NHƯ THẾ NÀO?
Mình tham khảo nhiều công cụ, sản phẩm và các phương pháp tiên tiến rồi áp dụng mỗi thứ một chút vào công việc của mình.
 
Không biết có phải trước đây tính kỷ luật của mình chưa tốt không, chứ áp dụng công cụ nào rồi cũng chỉ được một thời gian là chán. Túm lại là vẫn thấy thiếu thiếu điều gì để mình có thể tập trung sử dụng mà không phải dùng quá nhiều thứ.
 
Nói thật, giờ nhìn lại mới thấy khi làm việc có mục tiêu đàng hoàng thì khi đạt được nó thì dù là những công việc nhỏ cũng sẽ làm mình cảm thấy rất thích thú. Vậy mình đã làm gì?
 
Trước tiên mỗi tuần mình liệt kê tất cả những công việc mình sẽ dự kiến làm trong tuần từ lớn đến nhỏ. Cứ liệt kê trước, sau này thiếu thì bổ sung, thừa thì bỏ ra.
  • Những việc cần làm, mình đưa vào mục To Do
  • Mỗi ngày khi bắt đầu làm việc mình xem công việc nào cần giải quyết ở mục To Do và đưa nó sang mục Doing.
  • Sau khi làm xong công việc, mình chuyển nó vào mục Done
Quá đơn giản và dễ hiểu phải không nào? Cái hay của phương pháp này nằm ở chỗ nó giúp ta có một cái nhìn tổng quan các công việc của mình, nó trực quan nên cũng rất dễ để mình theo dõi, đồng thời nó giúp mình hạn chế số lượng công việc đang làm (Doing), quan trọng nhất là mình biết mình cần làm gì và không cảm thấy choáng ngợp trong một loạt công việc.
Vậy nếu trường hợp công việc của bạn cần phải được sếp xem nữa thì sao? Đơn giản, mình chỉ thêm một mục nữa giả sử là Review vào nữa thôi. Và nó sẽ thế này này:
 
  • Những việc cần làm, mình đưa vào mục To Do
  • Mỗi ngày khi bắt đầu làm việc mình xem công việc nào cần giải quyết ở mục To Do và đưa nó sang mục Doing.
  • Sau khi làm xong công việc, mình chuyển nó vào mục Review chờ thông tin duyệt.
  • Sau khi sếp duyệt thì mình kết thúc công việc và mới đưa vào Done
 
Một điều quan trọng nữa mà mình nghĩ nó sẽ giúp ích được rất nhiều cho bạn đó là, khi bạn đã bắt tay vào làm việc thì nên chỉ chọn một công việc bạn thấy cần nhất bên mục To Do để đưa vào mục Doing và chiến thôi. Làm việc nào thì dứt điểm việc đó, đặt thời gian cho mỗi việc định làm và tập trung làm dứt điểm cho đến khi hoàn thành.

Vậy với phương pháp trên mình có thể áp dụng cho toàn thể công ty để quản lý không? Câu trả lời là hoàn toàn có thể và có thể làm tốt với mô hình cho toàn thể công ty. Tuy vậy, ở bài viết này mình sẽ chỉ dừng ở mức sử dụng nó để quản lý công việc cá nhân mình trước đã.

Nói tiếp về câu chuyện trên, phương pháp thì vậy rồi, còn làm nó thì như thế nào?
– Bạn có thể lấy 1 tờ giấy A4 và kẻ ra 3 cột To do, Doing, Done: Mua các tờ giấy ghi chú, ghi công việc và dán lên. Không nên viết trực tiếp lên giấy vì như vậy mình không gỡ và dán qua dán lại được. (Cách này chỉ nên làm khi công việc không nhiều)
– Sử dụng bảng học sinh, kẻ 3 cột giống như trên (Cách này có tiến bộ hơn là nhìn trực quan hơn, đẹp hơn).
– Sử dụng một phần mềm đơn giản ví dụ như Excel kẻ bảng
– Sử dụng phần mềm, đây là phương pháp mình đang sử dụng.
Nói đơn giản, với phần mềm thì mình có thể quản lý những thứ như trên đơn giản, hơn thế nữa những khi mình không ngồi trên máy tính thì máy tính bảng, smartphone cũng được sử dụng bổ trợ cho công việc, nên hiệu quả rất cao.
Kết lại
 
Những gì mình chia sẻ ở trên thì kho tàng Internet đều có rất rất nhiều loại.  Mình cũng chỉ học từ đó và ứng dụng mỗi thứ một chút vào công việc và tìm cách cải tiến cho phù hợp với cá nhân mình. Bạn có thể thấy ở trong đó mỗi thứ có một ít như là: các công cụ về To do list, các phương pháp quản lý công việc nổi tiếng như là Kanban, Scrum, Pomodoro…
Ở bài viết này thì mới chỉ dừng lại ở mức cơ bản để cho những bạn nào cũng từng trải qua những thời kỳ tìm kiếm như mình trước đây tham khảo thôi.
 
Nếu bạn chưa thử phương pháp nào, bạn có thể coi bài viết này là một tham khảo và bạn sẽ thấy hiệu quả không tệ đâu.
Và tóm lại vẫn phải là từ cá nhân mỗi người, nhìn chung lại nếu bạn có mục tiêu cho công việc của mình, có một phương pháp tốt và tính kỷ luật tốt với bản thân mình thì mình nghĩ bạn đã đủ để thành công rồi.
 

Chia sẻ: